Düzenlenecek etkinliklerin sorunsuz şekilde gerçekleştirilmesi amacıyla, alınacak güvenlik tedbirleri, trafik düzenlemeleri, misafirlerin konaklama ve ulaşım planları, sağlık hizmetleri ile diğer lojistik konular ayrıntılı olarak ele alındı.
Toplantıya, Ahlat Kaymakamı Batuhan Bingöl, İl Jandarma Komutanı Tümgeneral Zafer Tombul, İl Emniyet Müdürü Ortaç Şekeroğlu, Ahlat Belediye Başkanı Yavuz Gülmez, Okçular Vakfı Koordinatörü Hüseyin Avni Önder, İl Özel İdare Genel Sekreteri Adem Aydoğdu ve kurum amirleri katıldı.
